Зміст:
У сучасному світі електронна пошта стала одним із основних засобів комунікації у бізнес-середовищі. Вона надає можливість обмінюватися інформацією та вести ділове листування протягом лічені секунди, незалежно від географічного розташування співрозмовників. Однак, щоб ефективно використовувати цей інструмент, необхідно знати, як правильно писати електронною поштою.
По перше, основне правило успішного ділового листування – ясність та стислість. У вас є лише кілька секунд, щоб зацікавити отримувача та привернути його увагу. Слід уникати занадто довгих та заплутаних пропозицій, а також використовувати просту та зрозумілу мову. Конкретності, чіткість та лаконічність – ключові поняття в електронному листуванні.
По-друге, не забувайте про ввічливість та етикет при спілкуванні електронною поштою. При офіційному листуванні з партнерами та колегами слід дотримуватися формального тону та стилю. На початку листа рекомендується використовувати привітання з ім'ям одержувача, а наприкінці – подяку чи прощання. Також важливо шанобливо ставитися до запитів та коментарів інших людей, висловлюючи цю позицію у відповідях.
| Заголовок | Зміст |
|---|---|
| 1. Дайте відповідь вчасно | Намагайтеся відповідати на листи протягом робочого дня. Так ви покажете свою відповідальність та повагу до співрозмовника. |
| 2. Структуруйте лист | Використовуйте пункти та підзаголовки для зручного читання. Будьте лаконічні та чіткі у викладі своєї думки. |
| 3. Використовуйте ввічливі форми поводження | Не забувайте використовувати формули ввічливості під час спілкування електронною поштою. Вітайте, дякуйте та прощайтеся наприкінці листа. |
| 4. Надсилайте тільки необхідну інформацію | Не перевантажуйте листа великою кількістю інформації. Надсилайте тільки те, що дійсно потрібно співрозмовнику. |
| 5. Перевірте лист перед надсиланням | Обов'язково прочитайте та перевірте лист перед відправкою. Виправте помилки та переконайтеся, що ваше повідомлення зрозуміло та граматично правильно. |
| 6. Намагайтеся бути короткими | Ділове листування – це місце для розмови. Намагайтеся бути короткими та точними у своїх повідомленнях. |
| 7. Виявіть емпатію | Якщо ви відкладаєте відповідь на лист, обов'язково повідомте про це людині, щоб вона не турбувалася про свій лист. |
| 8. Увімкніть підпис | Створіть підпис, який міститиме ваше ім'я, посаду та контактні дані. Це допоможе співрозмовнику швидко зв'язатися із вами. |
Як правильно вести ділове листування в електронній пошті?
15 правил ділової електронного листування
- Пишіть тему листа Тема як заголовок, допомагає швидко знайти потрібну листування у поштовій скриньці. …
- Називайте на ім'я …
- Говоріть у справі …
- Вказуйте точний термін.
- Форматуйте текст …
- Пишіть нейтрально та делікатно.
- Зберігайте історію листування …
- Підписуйте листи
Як грамотно вести ділове листування?
Щоб на вашого листа точно відповіли, запам'ятайте ці правила:
- пам'ятайте, навіщо ви звертаєтеся до співрозмовника;
- показуйте співрозмовнику вигоди від вашої взаємодії;
- перед початком спілкування попрацюйте із контекстом;
- пишіть просто;
- будьте ввічливі;
- дотримуйтесь домовленостей.
Що не можна використовувати в діловому листуванні?
8 типових помилок у діловому листуванні
- надсилати повідомлення без теми;
- робити у ній помилки (граматичні, орфографічні);
- писати у ній щось, що взагалі не стосується суті листа;
- робити тему надто довгою;
- написати щось (часто це закінчується темами «Терміново!!!», «Важливо!!!», «Швидко прочитай! Терміново! Важливо!»).
Що не рекомендується в діловому та корпоративному електронному листуванні?
Для ділового листування небажано використовувати неперсоналізовані адреси (info@, support@, sales@), а також адреси з неочевидною назвою.