Передача первинних документів до архіву є важливим етапом в організації документаційного забезпечення. Це процес, який забезпечує збереження та впорядкованість документів, а також їх доступність для подальшого використання.
Передача документів до архіву повинна здійснюватися відповідно до певного порядку та правил. Насамперед, необхідно провести попереднє сортування документів та виділити ті, які призначені для передачі до архіву.
Після сортування документів необхідно підготувати їх до передачі. Це включає складання акта передачі, ретельну перевірку всіх документів на предмет їх повноти та актуальності, а також їх нумерацію та підпис відповідальної особи.
Потім документи можуть бути передані до архіву, де вони будуть визначені за відповідними розділами та підрозділами. В архіві документи мають бути оформлені відповідно до певних вимог щодо забезпечення безпеки: уникати пилу, екстремальних температур та вологості, а також передбачити певне місце зберігання для кожного документа.
| № | Назва документу | Порядок передачі |
|---|---|---|
| 1 | Доручення | Складання, підписання керівником, нотаріальне посвідчення, передача до архіву |
| 2 | Статут організації | Твердження, реєстрація, передача в архів |
| 3 | Договір | Складання, погодження, підписання, реєстрація, передача до архіву |
| 4 | Акт прийому-передачі | Складання, підписання, реєстрація, передача до архіву |
| 5 | Протокол зборів засновників | Проведення зборів, складання протоколу, підписання, реєстрація, передача до архіву |
Який порядок передачі документів до архіву?
Прийом архівних документів оформляється актом прийому-передачі документів на зберігання, що складається у двох примірниках. Один екземпляр залишається в архіві, інший – у джерелі комплектування. Разом із архівними документами до архіву передаються три екземпляри опису справ, документів.
Як відбувається передача справ до архіву?
Прийом-передача справ до архіву організації проводиться працівником архів та працівником структурного підрозділу, при цьому на всіх примірниках опису справ структурного підрозділу проти кожного справи, включеного до неї, робиться відмітка про наявність справи.
Як мають зберігатися первинні облікові документи до їх у архів?
Первинні документи та регістри бухобліку потрібно передавати до архіву. До передачі до архіву їх потрібно зберігати у бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або шафах, що закриваються, під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Документи потрібно комплектувати у хронологічному порядку.